In den meisten Unternehmen hat das digitale Zeitalter bereits Einzug gehalten. Aufträge und Rechnungen werden auch in den kleinsten Firmen bereits über den Computer an den Kunden geschrieben und versendet. Da stellt sich die Frage, warum nicht auch die Entgeltabrechnung für die Mitarbeiter auf diese Weise erstellen. Denn dies bietet nicht nur den Vorteil, weniger Papierkram erledigen zu müssen. Führen Sie eine Status-quo-Analyse durch um zu ermitteln, wie nah Sie an den Vorgängen der Digitalisierung sind um die nachstehenden Vorteile zu nutzen.
Leichtere Aufbewahrung
Werden die Lohnabrechnungen digital erstellt, dann können diese auch einfacher aufbewahrt werden. Das Büro von gestern, in dem die Schränke voll mit Akten und auch Personalakten waren, kann so getrost zur Seite gelegt werden. Denn die Digitale Entgeltabrechnung wird nicht mehr auf Papier gedruckt, sondern dem Angestellten per Mail oder auf andere Weise zugestellt. Einmal im Computer erstellt bleiben sie auch dort und werden in einem digitalen Aufbewahrungssystem in den dort angelegten Personalakten der verschiedenen Mitarbeiter abgelegt. Ein weiterer Vorteil hierbei ist, dass die gewünschten Unterlagen auf diese Weise auch immer schnell gefunden werden können. Besteht der Bedarf, können eine oder mehrere Entgeltbescheinigungen auch nachträglich ausgedruckt werden.
Erstellung der Dokumente schnell erledigt
Die digitalen Gehaltsabrechnungen sind aufgrund von Vordrucken, die sich im Computer im entsprechenden Software-Programm befinden, schnell ausgefüllt. Auch das Ausrechnen von Stunden, die abgerechnet und addiert werden müssen, erledigen diese Programme in der Regel von allein. Da auch das Ausdrucken und versenden bei der in Papierform erstellten Abrechnungen bei der digitalen Lösung entfällt, wird nochmals Zeit eingespart.
Mails verschlüsselt übersenden
Wenn Sie jetzt über den Datenschutz nachdenken, der in den letzten Jahren immer mehr Vorschriften erhalten hat, dann gibt es die Möglichkeit, das PDF-Formular auf dem die Lohnsteuerabrechnung immer erfolgen sollte mit einem Passwort zu verschlüsseln. So können einzig die Empfänger*innen auf per Mail übermittelte Dokument Zugriff nehmen. Beide Mailserver sollten zudem eine Transportverschlüsselung besitzen. Diese sogenannte End-zu-End-Verschlüsselung schützt sowohl den Inhalt als auch den Sendungsweg.
Bedenken Sie bei dieser Frage auch immer, dass auch der Versand über den Postweg und die Aufbewahrung in Papierform in Akten immer auch den neuesten Datenschutzbestimmungen unterliegt, die Sie als Unternehmer ebenfalls einzuhalten haben.
Weniger Abfall und Müll
Nicht nur viel Platz für die Aufbewahrung der erstellten Dokumente wird durch die Digitalisierung eingespart sondern auch entstehender Müll. Je nachdem wie viele Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen arbeiten, kann dies bei den monatlich anfallenden Gehaltsabrechnungen bereits einen großen Umfang ausmachen. Hinzu kommt, dass Dokumente in Papierform vor dem Entsorgen immer geschreddert werden müssen, was wiederum Zeitaufwand bedeutet.
Kostenersparnis
Die Ersparnis der Kosten ist bei der digitalen Erstellung sind nicht von der Hand zu weisen. Denn der Papierverbrauch wird hierdurch extrem gesenkt. Aber auch Drucker und Patronen, Kopierer und Toner sowie Portokosten für das Versenden der monatlich anfallenden Entgeltabrechnungen werden bei der digitalen Erstellung, Versendung und Aufbewahrung gespart. Allerdings müssen Sie dennoch mit Kosten rechnen, zum Beispiel für den Kauf eines entsprechenden Software-Programmes. Diese werden sich jedoch nach einiger Zeit rechnen, wenn die oben genannten Kosten dann wegfallen.
